PEQUEÑA GUIA DEL MEJORAMIENTO UNA RECETA PARA CRECER SIN RECETAS

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de mantenimiento no tendría sentido sin elementos o aparatos que precisen reparación.

OTRA VEZ EN EL PRINCIPIO

Demos una ojeada a la lista de problemas en el comienzo de la nota. Dejemos para el final el primero de ellos (presupuesto) y analicemos el resto haciéndonos las siguientes preguntas:

- ¿Quién es el destinatario de las funciones que dan problemas?

- ¿Cuáles son las necesidades de esos destinatarios?

- La función ¿responde a las necesidades de su destinatario?

Propóngase los siguientes ejercicios:

1. Hágase las tres preguntas anteriores.

2. Realice un pequeño cuadro de las actividades correspondientes a su función, identificando los destinatarios externos/internos para cada caso.

3. Observe:

- Si existe alguna actividad sin un destinatario específico, especifíquelo.

- Si alguna actividad no responde a las necesidades de su destinatario, reorganícela.

- Si alguna actividad no responde a ningún destinatario, elimínela. No sólo carece de razones para existir, sino que además se están gastando en ella tiempo y recursos que podrían utilizarse para cosas que agregan valor.

Cuando usted y su equipo realizan estos ejercicios, es importante mantener algo en mente: preguntarse constantemente hasta lo más obvio, escapándole a las respuestas estereotipadas.

Descubrirá situaciones realmente interesantes: cosas importantes pero totalmente desatendidas; aspectos secundarios a los que dedicamos importantes esfuerzos, que en mayor o menor medida van directamente a la basura, entre otras similares.

Haciendo lo mismo para cada área y función, algunas cosas quedarán en claro:

- NADIE ES EL DESTINATARIO FINAL DE SU PROPIO TRABAJO.

- En tanto usted es "proveedor" de algún destinatario, todo lo que haga y no se oriente a satisfacer necesidades y expectativas del mismo, o para facilitar actividades que sí van a hacerlo, NO SIRVE.

- Al mismo tiempo, uno es FABRICANTE de sus actividades, PROVEEDOR de sus destinatarios y DESTINATARIO de sus proveedores. Cada actividad debe servir para afirmar esta relación proveedor-destinatario, no para debilitarla.

LA LUZ AL FINAL DEL TUNEL

Teniendo presente la lista de problemas presentada en el inicio, veamos:

1. Un análisis del flujo de actividades, papeles y normas -basado en la noción proveedor/ destinatario- permitirá reducir la BUROCRACIA INTERNA (problema "b" de la lista).

2. Guiarse por las necesidades y sugerencias de nuestros destinatarios externos e internos mejorará sensiblemente el tema RECLAMACIONES (problema "c").

3. Una planificación efectiva de la cadena proveedor/destinatario reducirá CONFLICTOS DE RECURSOS HUMANOS (problema "d") y EXCESOS DE PERSONAL (problema "e"), que obstaculizan los verdaderos objetivos de la organización y de las funciones específicas.

4. Desburocratizando, eliminando retrabajos y desperdicios y aprovechando potencialidades disponibles y hoy ociosas, conseguirá seguramente economías de tiempo, dinero y esfuerzos. Reducirá así tanto la INEFICACIA (problema "f") como el MAL ATENDIMIENTO AL CLIENTE (problema "h").

5. El esfuerzo conjunto en estos campos se verá reflejado también en el mejoramiento respecto de los otros dos problemas listados: SALARIOS (problema "g") y ESCASEZ DE PRESUPUESTO (problema "a").

PARA TERMINAR

Estas pistas le ayudarán a pensar de otra forma su actuación individual y grupal, en cualquiera nivel jerárquico en que se encuentre. Ahora queda pendiente otra cuestión: hacer evolucionar continuamente la situación, estableciendo un programa formal de Mejoramiento Continuo. Y para ello, tanto si se aventura a hacerlo por su cuenta o con ayuda externa, el espíritu de este artículo le será igualmente útil, resumido en esta frase final:

"NO EXISTE MEJOR RECETA QUE LA DE TRABAJAR SIN ELLAS".

Lic. Julio A. VERDE