PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PROGRAMA “QUIERO MI BARRIO”

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Siguiendo en la misma línea, para la recopilación de la información que sustenta este proyecto el alumno confeccionó y aplicó un cuestionario durante el mes de Septiembre 2015, dirigido a los funcionario involucrados en la elaboración de Convenios de Transferencias con las Municipalidades Programa Quiero Mi Barrio.

Se ha recabado información de oficina de partes el cual cumple un rol preponderante en el inicio del proceso, ya que es la unidad que debe definir en primera instancia la recepción de la documentación relacionada con el Programa “Quiero Mi Barrio” y su correspondiente derivación, por cuanto si pudiese existir un error de ingreso o mal derivada al Departamento correspondiente puede causar demora en la Elaboración de los Convenios de Transferencias entre el SERVIU Región de los Lagos y la Municipalidad afectando en los tiempos para confeccionar los convenios y por ende el retraso en las transferencias de recursos con lo que conlleva a demora de las firmas correspondientes hasta el proceso de licitación e inicio y ejecución de las obras.-

La Elección de este tema emana en ordenamiento del proceso de Elaboración de Convenios para el programa mencionado ya que actualmente la misión del Servicio exige cada vez más una gestión eficaz y eficiente en el desarrollo de las funciones, es en este sentido que el Departamento Programación Física y Control del SERVIU Región de los Lagos, resuelve en establecer procedimientos que faciliten y mejore la Confección y Elaboración de los Convenios del Programa Quiero Mi Barrio

La importancia de esta investigación radica mejorar y controlar en alguna medida la gestión del Servicio y del Departamento de Programación Física y Control, ejecutando de manera correcta y eficaz, siguiendo las pautas y compromisos adquiridos por la reglamentación de los entes externos con controlan y supervisan este Programa, por lo que es conveniente idear un procedimiento administrativo la cual ayudará para estos fines, y estará disponible como material de consulta y apoyo para los funcionarios que laboran en el Departamento.

II. FUNDAMENTACIÓN DEL PROYECTO

Para crear el proceso, este Servicio se fundamenta en la política de Calidad, cual define como tareas permanentes el desarrollar una difusión oportuna de los instrumentos y beneficios del Ministerio de Vivienda y Urbanismo, el mejoramiento constante de los procesos internos, el uso eficiente de los recursos, y disponer de la información en forma oportuna para la toma de decisiones, para lo cual se ha definido tres áreas y procesos que posibiliten cumplir con los objetivos de la política de calidad:

- Estrategia.

- Atención Ciudadana.

- Calidad de Gestión.

De acuerdo a lo anterior, la propuesta implica centrar los esfuerzos desde el Departamento de Programación Física y Control en los ámbitos que dice relación con la elaboración y actualización de instrumentos, elaboración de convenios de transferencia con los municipios, aprobación de los convenios, seguimientos y supervisión de las transferencia, a través del mecanismo eficiente y oportuno que nos permitan llevar una comunicación fluida con las contrapartes técnicas de las municipalidades y el control acucioso del gasto de las transferencias comprometidas para desarrollar los proyectos del Programa.

Sin embargo, respecto del Programa “Quiero Mi Barrio”, es importante considerar que este se encuentra regulado mediante el Decreto Supremo N° 14 de Vivienda y Urbanismo del 2007[2], donde el Servicio no tiene facultad para realizar modificaciones sobre los mismos.

Todos los proyectos del Programa “Quiero mi Barrio”, que son presentados por los Municipios al Servicio son evaluados en cuanto al cumplimiento de la reglamentación aplicable.

Sin perjuicio de lo anterior, esto no afecta la capacidad o responsabilidad del SERVIU Región de los Lagos para proporcionar productos y/o Servicios que satisfagan los requisitos que permitan mejorar la gestión interna del Departamento de Programación Física y Control.

2.1. Manual de Procedimientos Administrativos

En el desarrollo del tema y para su mejor comprensión se describirá brevemente los siguientes aspectos: Definición e importancia de los procedimientos administrativos, objetivos, características y beneficios de estos. Más adelante se presenta la definición del Procedimiento Administrativo, su objetivo, y la utilidad de los procedimientos.

El concepto de “procedimiento administrativo” es muy amplio por lo que a continuación se dan a conocer algunas interpretaciones de ello:

- Según Koontz & O” Donnell: La dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.[3]

- G.P.Terry: La administración consiste en lograr un objetivo predeterminando, mediante el esfuerzo ajeno.[4]

- Henry Fayol: Administrar es prever, organizar, andar, coordinar y controlar.[5]

- E.F.L. Brench: Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado.[6]

Teniendo como base las definiciones anteriores, se podría reunir ellas en “el proceso social orientado al logro de un fin determinado, mediante la planificación, organización, dirección, coordinación, y control de los recursos disponibles.”

La importancia de los procedimientos radica en que existen a lo largo de toda la organización, aunque se vuelven más rigurosos en los niveles más bajos, por la necesidad de un control más profundo. Los procedimientos en una empresa se presentan en forma ordenada para proceder a realizar los trabajos administrativos.

2.1.1. La importancia de los procedimientos consisten en:

- Establecer un orden, para seguir las actividades.

- Promover la eficacia y la optimización.

- Fijar la forma como deben ejecutarse las actividades, quien debe ejecutarlas y cuando

En cuanto a los objetivos de los procedimientos, el principal de ellos es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores de tiempo, esfuerzo y recursos.

2.1.2. Los procedimientos poseen algunas características principales tales como: