MANUALES DE PROCEDIMIENTOS.

...

No es necesario enfatizar las confusiones que normalmente resultan de esta forma de estructurar manuales, cuya principal característica como bien sabemos es facilitar la realización de las labores, agilizar el trabajo y atender con prontitud al cliente.

CARACTERÍSTICAS DEL MANUAL • Partiendo de las ventajas de la utilización de los manuales de procedimientos, se pueden enunciar algunas características que ellos deben cumplir:

• Satisfacer las necesidades reales de la empresa.

• Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación.

• Facilitar la localización de las orientaciones y disposiciones específicas, mediante una que corresponda a su verdadera necesidad

• Redacción simple, corta y comprensible.

• Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios.

• Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones.

• Tener un proceso continuo de revisión y actualización.

• Facilitar, a través del diseño, su uso, conservación y actualización.

• Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa.”

• Un aspecto importante que debemos observar en materia de compilación y consulta de los manuales es el relacionado con la utilización de aplicaciones de sistemas que permiten actualización y consulta rápidas de ellos.

• En la medida en que la presentación y consulta de los manuales pueda llevarse a cabo por medios electrónicos mucho mejor desde el punto de vista de la agilidad, seguridad y costos.

CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCESOS

Frecuentemente se convive e interactúa con muchos procesos los cuales imprimen la dinámica a cada organización. Al reflexionar sobre la empresa como un sistema en constante transformación se encuentra que los procesos son:

• Son mutuamente dependientes, ninguno existe sin la ayuda o intervención del otro.

• Se interceptan los unos con los otros y se retroalimentan en forma permanente.

• Se agregan valor entre sí.

• Tienen cabeza iniciación que puede ser a su vez la finalización o cola de otros.

• Bien ejecutados facilitan la ejecución exitosa de los demás procesos.

• Cruzan líneas organizacionales, frecuentemente tienen que ver con más de una dependencia.

• Algunos tienen un impacto más alto que otros sobre la organización y los clientes.

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

“Procesos Claves de la Unidad Estratégica de Actividad: Los procesos claves están definidos como los procesos inherentes al producto o servicio y se caracterizan por:

Surgen en la actividad propia de la unidad.

• Guardan relación directa con los clientes

. • Generan de manera autónoma servicios o productos.

• Son propios de la estructura logística del negocio.

• Así, serán los relacionados con el cumplimiento de las funciones propias de cada área, ejecutados directamente por la misma, de elevado impacto para el logro de los objetivos.

TAREA Es la más pequeña acción ejecutada por una persona, que suele terminarse en un plazo determinado

ACTIVIDAD Es específica y observable y contiene un verbo y un sustantivo

TIPOS DE TAREAS.

Preventivas: Buscan que el trabajo se haga bien desde la primera vez, entre estas tenemos:

- Educar - Capacitar - Dialogar - Entender - Actualizar Normativas: Estas aseguran que la actividad cumpla con las normas y requerimientos establecidos,

Ejemplos: • Auditar. • Chequear • Verificar.

Correctivas: Estas desechan y corrigen las actividades que no cumplen con los requerimientos, ejemplos:

• Rediseñar. • Remediar. • Revisar. • Reprocesar. • Reponer.

ADECUACIÓN DE PROCESOS PREVIOS.

Gran parte del diseño de procesos consiste en la adecuación de diseños previos. Esta operación puede inadvertidamente arrastrar indeseables huéspedes no invitados: problemas crónicos de la calidad que no han sido nunca resueltos. Los diseñadores deben informarse por sí mismos de los rendimientos de los anteriores procesos. Una vez informados, podrán hacer frente a las tres alternativas: rechazarlos, revisarlos o adoptarlos como están.

HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIÓN DE PROCESOS

Cuantificación de la Capacidad del Proceso: Esta es una de las herramientas más útiles de planificación del proceso. Los potenciales beneficios de la cuantificación de la capacidad del proceso son de gran alcance los cuales contienen:

• La capacidad de evaluar la capacidad del proceso en números y en forma normalizada.

• Ayuda a fijar las primeras observaciones durante la revisión del diseño.

• Medios para especificar cuál es una aceptable capacidad del proceso.

• Un medio para comparar la capacidad de los procesos alternativos. Los Formatos Esta herramienta ayuda a los planificadores a organizar su trabajo de Forma sistemática...

Proceso de seguimientos,

El Manual de Organización, constituye una herramienta administrativa donde se definen las estructuras organizativas, las unidades de mando, la delegación de autoridad, donde han sido delimitadas las funciones y responsabilidades de los (las) colaboradores(as), así como la separación de funciones incompatibles.

Es importante señalar que la Administración General debe verificar al menos cada tres meses, el cumplimiento de las funciones de