Paralelo de los documentos

DOCUMENTOS DE ARCHIVO

DOCUMENTO ELECTRONICO

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Determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Es un documento autentico, está acogido en un medio, cuya información se hace accesible a través documentos físicos de implícitos en él. su valor probatorio se mide por las características de intensidad, entre ellas la firma.

Los documentos físicos además de dañar el medio ambiente toman mucho tiempo ya que se debe imprimir o en su defecto redactar el documento, además del tiempo que conlleva enviar los documentos a el destinatario.

Los documentos con el pasar del tiempo se tienen que guardar una gran cantidad de papeles durante mucho   tiempo, se pueden juntar muchos archivadores y requerir una gran cantidad de espacio.

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Toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico.

La estructura física de un documento electrónico carece de importancia y no es válida para determinar la autenticidad de la información que contiene, ya que se modifica al pasar de un soporte a otro; en cambio existe una estructura lógica que permite identificar cada documento y representar los elementos de su estructura interna (campos, márgenes, párrafos...). Se trata de la estructura que le dio el creador al documento, y deberá ser la que aparezca en la pantalla Los documentos electrónicos ahorran tiempo, debido a que no se tiene que enviar a imprimir, así como tampoco se debe dirigir al lugar del destinatario, también él envió es más rápido ya que solo con un correo electrónico puede enviar los documentos.

SU USO

Los documentos de archivo se siguen usando gracias a su autenticidad, su probatoriedad y también por que sirven de apoyo en la toma de decisiones ya sea de una compañía o de una persona natural, de igual manera siguen siendo el recurso básico de información que representa garantía y transparencia en los documentos y por ultimo porque al pasar los años estos adquieren un valor histórico y se pueden utilizar como objeto de consulta por investigadores o por otras generaciones en general

SU USO

Este generalmente es utilizado para llevar a cabo una administración y todos aquellos documentos importantes escritos en papel puedes ser remplazados por este método dando una satisfacción pues podrán ser modificados, remplazados e incluso facilitara al operador administrar y archivar cualquier tipo de documento.

También al digitalizarlos los protegen del paso del tiempo, se pueden compartir fácilmente y se dispone de ellos de una forma más eficaz; por ello los documentos electrónicos más que una alternativa se está convirtiendo en una necesidad.