PORTADA CON TRABAJO E INDICE HERRAMIENTAS DE LA AUTOMATIZACION DE LAS OFICINA

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Hoy en día la industria del cómputo ofrece una gran variedad de software que permite que las empresas sean más productivas y eficientes, sólo es cuestión de escoger exactamente lo que se necesita. Para dicho fin, a continuación se enumeran algunos software, especiales para oficinas:

- Procesador de palabras: Editor de texto que permite crear tablas, cambio de fuentes, mover, borrar, copiar texto, diccionario de sinónimos, crear columnas, etc. Por ejemplo: Mac write II, Word Perfect y Word.

- Bases de datos: Programa que permite llevar un control de los registros de la empresa así como importar y exportar archivos. Por ejemplo: Dbase IV, Foxbase+ y Quattro Pro.

- Hojas electrónicas: Paquete que permite trabajar con datos numéricos en una hoja electrónica de cálculo, tratamiento de textos, grabar y visualizar gráficos comerciales, hacer reportes y comunicar otros ordenadores. Por ejemplo: Excel, Lotus 123, Lotus Symphony, Lotus 123 y Symphony y Quattro Pro.

- Software estadístico: Paquetes que sirven para analizar e interpretar los datos de una manera sencilla, en vez de preocuparse por una fórmula compleja de estadística o por aprender algún lenguaje de programación. Por ejemplo: GPSS, NCSS, QSB y Siam System.

- Paquetes integrados: Paquetes que contienen varias aplicaciones y componentes adicionales, de manera que permiten combinar texto, datos y gráficas, dependiendo de sus necesidades.

Por ejemplo, algunas aplicaciones son:

- Procesadores de palabras que permiten crear tablas y combinar gráficas en el texto.

- Hojas electrónicas que permiten manejar, formatear, graficar y analizar datos.

- Paquetes para la presentación de gráficas que logran crear una completa presentación formateada, proyectándola en cuestión de minutos.

- Paquetes que cuentan con hojas electrónicas, bases de datos, procesador de palabras, enlaces y comunicación vía módem, además de la interacción de todas estas herramientas para hacer presentaciones, reportes, trabajos más eficientes y completos.

- Diseño de gráficos: Programa para realizar dibujos de arte gráfico. También se pueden realizar trípticos, hojas membretadas, gráficas, dibujos y sonido a los íconos. Por ejemplo: Color it, Kid Pix y Super Paint.

- Presentaciones: Paquete que ayuda a las presentaciones personales, de manera que puede crear y editar gráficas, imágenes, sonido, etcétera. Por ejemplo: WP Presentations, PC File y VGA-TV Elite.

- Utilerías: Paquetes para la recuperación de datos, discos y discos duros, para el respaldo de éstos y el ordenamiento de la información del sistema que se esté utilizando. Por ejemplo: Central Point Pc Tools, Fast text search/Clipper, LAN Support, Mac Tool y The Norton Utilities. Software de administración: Programa que ayuda a generar inventarios, cuentas por pagar y balances generales, además de las operaciones básicas de la contabilidad. Por ejemplo : Cougar Montain, Dac easy Accounting, Group System, Peachtree Completo y Project for Windows.

- Antivirus: Paquetes que ayudan a detectar y remover virus de cualquier tipo de disco. Por ejemplo: Central Point Antivirus, Scan, Tunder Byte Antivirus.

Basamentos teóricos de los componentes del office

Microsoft Office es una suite informática que ha evolucionado hasta convertirse en la dominante en todos los ordenadores, la suite cuenta con los siguientes programas:

Modo de operación de cada uno de los componentes del office

Microsoft Word: Este es, junto con Excel, el programa más conocido de la Suite. Su función es generar documentos de texto como cartas, informes, libros, etc. Está basado en el uso ofimático y orientado a la gramática. Sus herramientas van desde el formato de texto a la introducción de imágenes, gráficos, y tablas. Sus posibilidades están orientadas a la visualización de texto y formato de impresión.

Microsoft Excel: Al igual que Word ha sido incluido en la suite desde la primera versión de Office. Su función es generar planillas de cálculo, por tanto su orientación es matemática para contabilidad, inventario y bases de datos. Incluyen funciones, en su mayoría están basadas en operaciones matemáticas (o en la combinación de estas), que hacen casi infinita las posibilidades de utilización de este software. Lejos es uno de los programas más completos que hoy existen en el mercado y son tan amplias las posibilidades que ofrece que hay talles y cursos de capacitación de hasta 5 niveles solo para Excel.

Microsoft Power Point: Si bien es cierto este programa también ha sido incluido en Office desde su primera versión, no es tan popular como los anteriores, esto debido quizás a que no se sabe o no se entiende bien la orientación o aplicación que tiene. Power Point es denominado “un desarrollador y desplegador de presentaciones visuales”, y su orientación principal es permitir la creación de documentos de apoyo para las presentaciones empresariales. Sus herramientas están centradas al dibujo y desarrollo de imagen más que de texto, con apoyo en la generación de movimiento, animación e introducción de sonido y video.

Microsoft Outlook: Este programa es, además de un cliente de correo local, un administrador de información personal. Su primera versión fue Schedule Plus que a su vez fue el reemplazo de Windows Messaging y Microsoft Mail. La primera edición de Outlook como tal la podemos ver en la versión profesional de Office 97. Su función principal es permitir la visualización de cuentas de correo electrónico en el computador local, teniendo como apoyo a esta función con un completo sistema de manejo organizador de información, tareas y agenda, además de cliente RSS (noticias) y conexión con redes sociales (en versiones 2007 y 2010 mediante un pluging adicional).

No tan conocidos pero útiles:

Microsoft OneNote: La primera versión de este programa fue incluida en Office 2007 Ultimate y tiene como objetivo ser un cuaderno de notas que permite recoger, organizar y compartir material sin necesidad que tenga diseño. Sus herramientas están orientadas a la toma rápida de información de cualquier fuente que permita la impresión y como cuaderno organizador de notas.

Microsoft Publisher: Este programa fue incluido por primera vez en Office en la versión 2003 y que tiene como objetivo ser un maquetador de elementos de publicidad y diseño de marketing, pudiendo crear