Cuestionario Manual de organización cap. 6

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7. –Describe el proceso de elaboración

R= A) RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

Las técnicas para el efecto mencionado son: La investigación documental y la investigación de campo.

1.-INVESTIGACION DOCUMENTAL:

El empleo de esta técnica permite captar la situación formal de la institución, esta se obtiene a través del análisis de sus documentos que son; marco juridico,objetivo institucional y antecedentes.

1.2. INVESTIGACION DE CAMPO.

Las técnicas son; Observación, Cuestionario y Entrevista

B) PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Una vez recopilados los datos, el siguiente paso es organizarlos en forma logica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo "proyecto de manual ".

C) REDACCIÓN

Definir la materia de que se trata. ¿ De que va a tratar el manual ? ( de políticas de procedimiento, de organización , etc.) ademas hay que tomar en cuenta a que personas estaran dirigidos los manuales, con el propósito de que el lenguaje utilizado en los mismos resulte claro, sencillo, preciso y comprensible, es necesario tambien tener en cuenta los objetivos del manual.

D) FORMATOS Y COMPOSICION

Es necesario analizar con todo el formato con el que debe presentarse cada manual, ya que de ello dependera en gran medida la facilidad de lectura, consulta, estudio y conservación, ademas de permitir hacer referencias rapidas y precisas, e inspirar confianza por su apariencia y orden.

F)REVISIÓN Y APROBACIÓN

*LA REVISIÓN. El analista de sistema tiene que coordinar los esfuerzos de las revisiones y asegurarse de que se lleven a cabo las correciones necesarias. Ya que el coordinador con frecuencia tiene mayor jerarquía que el analista, la coordinación de las revisiones deben hacerse con tacto y diplomacia.

*LA APROBACIÓN. Posteriormente a la revisión del proyecto del manual debera someterse a la aprobación de las autoridades correspondientes, con el propósito de poder iniciar la producción del mismo y posteriormente su distribución.

G)DISTRIBUCIÓN Y CONTROL

Es importante hacer hincapié que las personas directamente involucradas en el uso de los manuales conozcan con detalle su contenido, con el objeto de que tengan el conocimiento suficiente del mismo y puedan consultar tales documentos, por tanto solo a ellos hay que proporcionárselos.

8. -¿Qué aspectos hay que considerar en la fase de revisión de este manual?

R=Durante la fase de revisión el coordinador de esta se ubicara a considerar los siguientes aspectos:

*Revisión justa y objetiva del material

*Proporcionar criticas especificas y constructivas

*Evitar cambios solo por gustos personales.

9. -¿Por qué es importante la distribución de este manual?

R=Cuando se utilizan adecuadamente los manuales, puede lograrse un importante ahorro de costos mediante una distribución reducida.

10. -¿Por qué es necesario controlar el acceso a este manual?

R=se recomienda que la unidad organica responsable de la racionalidad administrativa ( organización y metodos, sistemas y procedimientos ), elabore una selección y registro de funcionarios y unidades administrativas que deben contar con ejemplares de los manuales, con el propósito proporcionarles de manera permanente la información necesaria para mantener actualizados los ejemplares distribuidos.