Estructura del departamento del área de compras. .

...

- Requisición: se recibe las requisiciones provenientes del departamento de almacén.

- Localización de las fuentes proveedoras: se identifican a los proveedores que tengan los materiales requeridos en la plaza.

- La solicitud de cotización: se solicita cotizaciones por via telefónica, fax, correo

- La cotización: documento que envían los proveedores en el que se indican precios

- Cuadro comparativo: se elabora un resumen o comparativo de las cotizaciones presentadas por los proveedores

- La negociación: es la etapa mas importante del proceso: se negocian las condiciones de pago, entrega, precio, calidad, etc.

- Orden de compra y pedido: se elabora un pedido en firme u orden de compra al proveedor.

- El seguimiento de órdenes de compra: se establecen formas de control para activar las órdenes de compra fincadas a los proveedores y se vigilan las entregas.

- Recepción de materiales: se reciben las mercancías en el departamento de almacén.

- Comprobación exacta de las mercancías: se realiza una comprobación de las mercancías recibidas, con el pedido u orden de compra.

- Envió al departamento de contabilidad de todos los documentos para su pago: se deben presentar al departamento de contabilidad todos los documentos inherentes a la orden de compra o pedido

- Punto de recompra: el departamento de almacén determina el punto de recompra a través del sistema que haya elegido.

---------------------------------------------------------------

2.1.1 Gestión de compras.

La función del área de comprases reducir los costos y aumentar los márgenes de utilidad.

La actividad de compras:

- Ayuda a identificar los productos y servicios que mejor se pueden obtener de forma externa.

- Desarrolla, evalúa y determina el mejor proveedor, precio y entrega de los productos y servicios.

La gestión de compras inicia con el conocimiento claro de la cultura corporativa de la empresa compradora, definida en la misión, visión y valores.

Lo anterior, atendiendo al fin concreto de la gestión de compras consistente en cubrir las necesidades de la empresa con elementos exteriores a la misma, “maximizando el valor del dinero invertido” (criterio económico), pero este objetivo de corto plazo debe ser compatible con la contribución de compras en “armonía” con el resto de los Departamentos, bien sea coyunturales (mejora de las utilidades) o estratégicos (mejora de la posición competitiva). Para ello debe:

- Disminuir el costo total que representan las compras

- Reducir los costos operacionales en Compras

- Disminuir los costos relacionados

---------------------------------------------------------------

Función del área de compras.

Para el área de producción lo fundamental es la disponibilidad, los materiales tienen que estar cuando se necesita, para no complicar el proceso de fabricación.

El departamento de ingeniería, que ha definido las especificaciones de los productos o materiales, se preocupa por que se cumplan las condiciones para realizar la función encomendada.

Al Jefe de Producción, como último responsable de la rentabilidad del producto final, le van a preocupar los precios y los niveles de calidad de los materiales, porque serán decisivos para el éxito del producto terminado.

El director financiero, como responsable del presupuesto de tesorería, va a controlar especialmente las existencias y las compras fuera de las normas habituales (contado, anticipadas, etc.).

Finalmente, el Departamento de Compras, como responsable de los aprovisionamientos de la compañía, procura minimizar las ocasiones de conflicto con otras áreas, su preocupación primordial es el estricto cumplimiento de las entregas y, la negociación de precios uno sus objetivos tradicionales.

Dado que cada área tiene una visión parcial, se hace necesaria una labor de coordinación y dirección, para que todas las decisiones parciales que se tomen conduzcan a la empresa a conseguir sus objetivos.

---------------------------------------------------------------

Importancia del área de compras.

La importancia de la función de compras, estriba en su capacidad para contribuir a los directivos comunes de la organización, al incorporar sus objetivos dentro de la política de la empresa, y en sus propias características internas, además de ser la fase de arranque de toda actividad empresarial.

Las líneas de coordinación que se fijan entre el área de compras y las demás áreas operativas de la empresa (producción, almacenamiento, distribución y ventas) constituyen un sistema de gestión integrada que en la empresa moderna se define como logística.

Objetivos y políticas.

Los principales objetivos del departamento de compras:

- Para hacer uso de materiales, proveedores y equipos al menor costo posible,minimizar costos de entrada aumenta la productividad y permite la rentabilidad de las operaciones. Y este punto es de suma importancia que evalúes el precio constantemente.

-

Asegurar el flujo continuo de la producción,a través de un suministro continuo de materias primas, componentes, herramientas, etc., junto con el departamento mantención.

-

Aumentar la rotación de activos, la inversión en los inventarios se debe mantener mínimo en relación con el volumen de ventas. Principalmente por los costos asociados a mantener inventarios.

-

Desarrollar una fuente alternativa de suministro, en este punto hay que trabajar de manera inteligente y estratégica, un buen comprador buscará otras fuentes alternativas de suministro para aumentar la capacidad de negociación, con ello, minimizamos el costo de los