MANUAL DE PROCEDIMIENTOS – VENTAS

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* Cobrar facturas que hubiesen estado pendientes

-CONTABILIDAD:

RESPONSABLE DE:

* Registrar la mercadería devuelta

* Registrar el depósito de la cobranza realizada

4.- ESPECIFICACIONES

RESPECTO A LA VISITA DE CLIENTES:

* Los vendedores tienen un punto de encuentro antes de iniciar su recorrido para organizar la ruta del día.

* Las visitas a clientes se realizan en horas de la mañana, hasta el medio día.

* Durante la visita se entrega a los clientes los afiches de productos, y se da a conocer las promociones en caso de que existan.

* Se toma el pedido de los productos requeridos por el cliente.

RESPECTO AL INGRESO DE LA ORDEN DE PEDIDO:

* Cada vendedor va a las oficinas de ´´Tecnología Textil Victoria EIRL´´ y con su clave ingresa al sistema y carga los pedidos del día para que sean aprobados y facturados.

RESPECTO A REVISIÓN Y LIBERACIÓN DE PEDIDOS:

* Crédito revisa los pedidos ingresados por los vendedores, a fin de controlar los créditos que se otorguen a clientes que mantengan saldos vencidos.

* Libera los pedidos de los clientes que no tengan deuda pendiente de calor considerables.

RESPECTO AL INFORME DE FACTURAS PENDIENTES:

* En un formato de Excel se elabora un informe de las facturas pendientes de cobro y de las que serán enviadas a cobros el día siguiente (estatus de facturación)

* El informe de facturas pendientes es entregado a logística junto con una copia de las facturas que deben ser cobradas el día siguiente y una copia del informe se entrega a contabilidad para su control

RESPECTO AL COBRO DE FACTURAS Y/O BOLETAS:

* Contabilidad registra en el sistema los valores cobrados en el día.

* Emite informes de facturas y / o boletas cobradas de lo despachado en el día y de las facturas y/o boletas pendientes que se enviarán a cobro

RESPECTO A LA ELABORACIÓN DE FACTURA Y/O BOLETA:

* Con los pedidos liberados, facturación ingresa los datos de las facturas y procede a generar la factura en el sistema.

* Asigna la guía de despacho para que almacén entregue a logística la mercadería por despachar.

* Asigna guía de despacho para el personal de logística

RESPECT A LA EMISIÓN DE ESTADÍSTICAS DE VENTAS:

* Semanalmente el encargado de facturación debe emitir un informe de lo facturado en toda la semana.

RESPECTO AL DESPACHO DE LA MERCADERÍA:

* Con la guía de despacho emitida por facturación, almacén realiza el despacho de la mercadería al personal de logística.

* La copia de la guía de despacho debe ser firmada por logística.

RESPECTO A LA RECEPCIÓN DE MERCADERÍA DEVUELTA:

* El informe de mercadería devuelta se entrega a contabilidad

RESPECTO A MERCADERÍA RECIBIDA, EMBARCADA Y DESPACHADA:

* Recibe mercadería detallada en la guía de despacho de la cual, logística debe firmar la copia dejando constancia de la recepción.

* El personal de logística para el embarque de la mercadería en los camiones toma como referencia la orden de embarque en la cual se hace referencia qué camión llevará tal pedido.

RESPECTO AL COBRO DE MERCADERÍA DESPACHADA:

* En su mayoría, los clientes cancelan la mercadería en el momento en que es despachada. El pago lo realizan en efectivo principalmente, y en muy pocos casos , realizan pagos mediante cheque o tarjeta de crédito.

* Se realizan cobros de facturas y/o boletas que se encuentran pendientes por cancelar y de los que los clientes solicitaron crédito.

* El reporte otorgado de facturas y/o boletas pendientes de cobrar por el área de Crédito es utilizado por el personal de logística para llevar un mejor control de dichas facturas y/o boletas.

RESPECTO AL REGISTRO DE DEVOLUCIÓN DE MERCADERÍA:

* En base al informe emitido por almacén sobre la mercadería devuelta, se registra la devolución para actualizar el stock de productos.

RESPECTO A REGISTRAR DEPÓSITOS EN CUENTA DE LAS RECAUDACIONES:

* Se registran los depósitos realizados y los valores se cotejan con el informe que emite el área de Crédito, de las facturas cobradas en el día.