Proceso de los elementos de la Administración en una empresa

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El proceso de planeación que Kielsa utiliza se rige por lo siguiente:

- Se estima la demanda de mano de obra que se necesitará comparándolo contra el estimado de rentabilidad por ventas que dejara esa sucursal en evaluaciones hechas por otro departamento. Es decir la evaluación de recursos disponibles para la contratación de personal.

- Se lleva a cabo el análisis de cada puesto especificando cada una de las funciones necesarias y que otra función pueda desarrollar en caso de emergencia de faltar una persona. En este caso el análisis de puestos va ligado al análisis del establecimiento contra el mercado en el cual estará ejerciendo funciones la sucursal, ya que ninguna tienda de Kielsa es igual a otras, es más ninguna, todas estas tiendas están divididas según el número de clientes y actividades que realizan en 3 grandes grupos que son A,B y C, siendo en este caso las tiendas A las que ocupan más personal y según la letra van descendiendo en número de empleados, siendo este el punto base para todo el reclutamiento de personal. Un ejemplo por medio del análisis de puesto que Kielsa implementa sabiendo todo acerca de lo que ya mencionamos antes, una tienda que se encuentra en supermercado o dentro de un starmart de una gasolinera específico, puede que al iniciar las primeras horas del día no sea necesario que cuente con dos o más empleados al aperturar las primeras horas del dia haciendo esto un pago innecesario de horas a otro empleado si uno solo puede ocuparse de todas las funciones en ciertas horas, es decir en este tipo de tienda podemos tener a un Jefe de sucursal que además de las funciones que él desempeñe dentro de las asignaciones del puesto que crearemos añadiremos las de un auxiliar de farmacia y cajero a ciertas horas del día ya que también lo administrativo que él lleva por ser una sucursal más pequeña le toma menos tiempo y podemos incluirlas y ahorrar así la contratación de una o más personas, así mismo el pago de horas extras para que cubran todo el turno que necesitamos ya que un Jefe se contrata por 10 horas y un cajero por 8 horas, y tenemos a veces tiendas que están abiertas 17 horas o más a veces pero las ventas no son tan grandes como para tener tanto personal pero como la forma de atención de servicio que Kielsa presta dentro de sus objetivos primarios es ofrecer un servicio de venta de fármacos a casi cualquier hora del día en cualquier ciudad que uno se encuentre por eso decimos que partiendo del análisis de puestos está el pico principal de la planeación que utiliza Kielsa al momento de cubrir una vacante de una empresa.

- Número de puestos y tipo de personas adecuadas para el. Cuantos auxiliares de farmacia ocupará, regentes, jefes de turno, jefes de tienda, supervisores y auditores.

- Se evalúa el formato actual de recursos humanos que tienen los empleados dentro de la empresa ya que en kielsa manejan bastante el ascenso del personal para los puestos de mayor rango ya que se considera que es mejor ascender a jefe de tienda al un jefe de turno de una sucursal que haya dado buenos resultados y ya conoce el teje y maneje de las actividades de la organización y solo necesita la oportunidad para desempeñarse en un rango mejor entonces kielsa busca brindar primero la oportunidad a sus empleados subir de rango con mayor salario antes de irse al mercado externo a buscar el recurso humano. Igualmente en esta etapa evalúan si hay personas igual que tengamos que vivan dentro de la zona a no mucha distancia de donde se piensa cubrir la vacante que se generará o se generó de manera inmediata, igualmente si se tendrá que hacer gastos en reubicación y si la persona está indispensable o necesaria de nuestro empleados que necesitamos reubicarlos para cubrir el puesto antes de tomar una decisión para seguir el proceso.

- Los métodos que se usan para la recabación de los datos del candidato se maneja de varios puntos por notas colocadas dentro de los establecimientos de kielsa, por el periódico, televisión,radio,facebook. En esta etapa miden qué tipo usaran para conseguir los candidatos de la entrevista.

- Definen el tipo de entrevista que usaran donde lo haran ya que esto va bien ligado en lo que se mencionó de las categorías de las tiendas, ya que algunas personas son entrevistadas y se les aplica pruebas por una sola persona de recursos humanos quien inicia el proceso hasta culminar, pero en algunos no se puede dar así ya que si para Rango B o más A estos llevan otro proceso ya que son entrevistados por 3 personas y a veces hasta por 4 ya en el caso de categoría A en algunos niveles de puestos como ser supervisor y auditoría, y si la tienda es muy grande categoría A de las primarias, ya que las A también las dividen en clase, por último las entrevista, uno de los dueños de la organización misma cuando ha pasado por todas las demás instancias y procesos.

Método de planeación de contingencia

Los pasos a seguir en este caso son:

- En el caso de robo, Kielsa cuenta con guardias de seguridad en algunas de las sucursales que se encuentran en zonas de peligro,cuentan con el boton de panico que este sonará en monitoreo y también cuenta con alarmas en cada una de las tiendas.

- En caso de incendio cada tienda cuenta con extintores y Kielsa le da a cada uno del personal capacitacion de como tienen que utilizarlo.

- En el caso de desastres naturales Kielsa le da seguridad al personal teniendo estantes fijos que no se derriban tan fácil y tienen las tiendas señalizadas con rótulos de evacuación.

- En el caso de una emergencia se cuenta con un botiquín de primeros auxilios, y el personal recibe capacitaciones de primeros auxilios.

Organigrama de una Farmacia de Kielsa

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La organización del personal de Farmacia Kielsa

Se divide entre unidades de línea y Staff, siendo así la mayoría del personal que están en tiendas son de manera lineal ya que es la parte operativa que está directamente ligada con atención al cliente y trabajan únicamente en ésta área, por eso decimos que se maneja de manera lineal, pero también los jefes de turno y tienda y supervisor además de pertenecer a la parte operativa también pertenecen al Staff ya que estos además de ofrecer y resolver problemas a los consumidores, supervisan la acción, administran y delegan funciones a los demás subordinados a su cargo.

Además de asesorar al área administrativa con información y toma de decisiones y que antes de que los otros departamentos