Cuadro de mando integral. Grupo Alken

Antecedentes de la empresa

Grupo Alken es una agencia de publicidad, orientada a prestar un servicio publicitario con el fin de impulsar el crecimiento de los negocios, a través de una buena presentación y comunicación de sus servicios y productos. Grupo Alken fue creado en el año 2015, abriendo sus puertas a negocios locales, quienes necesitaban mejorar su imagen corporativa y una presentación más formal y confiable. Lo que nos ha permitido crecer de la mano de nuestros clientes a través de los años. Desde entonces, Grupo Alken se ha insertado en el mercado publicitario, logrando conquistar espacios en los principales medios de comunicación, ofreciendo servicios de rotulación de alta calidad, servicios digitales como redes sociales, fotografía, y producciones audiovisuales, siendo la única agencia publicitaria que ofrece campañas de marketing 360 en la zona sur. Para nuestra satisfacción, hemos visto la buena aceptación sobre los trabajos realizados, y la constancia de los clientes a través de los años por su preferencia, por lo que a Grupo Alken, de mano de su propietario Juan Manuel Artavia Gutiérrez, seguirá́ apostando a colocar el foco, en impulsar a los negocios y desarrollar un crecimiento integral en lo nacional como en lo internacional. La producción se encuentra polarizada en dos tipos de mercados: los clientes corporativos y rótulos individuales.

Rótulos corporativos: son aquellos rótulos dirigidos a satisfacer las necesidades de grandes corporaciones reconocidas en su medio, que deben dar una imagen homogénea a toda su cadena. Ejempló de estos son las gasolineras, bancos, cadenas de restaurantes y supermercados. Rótulos individuales: son los rótulos que van orientados a satisfacer las necesidades específicas del cliente, sin importar la cantidad a producir, siendo estos, dueños de uno o más locales comerciales. Por

ejemplo, se pueden nombrar clínicas, bares, farmacias y tiendas. Los rótulos que generan el 80% de los ingresos de ALKEN corresponden a clientes corporativos, esto a pesar de representar solamente el 20% de la producción anual.

Misión

Ayudar a transformar y fortalecer marcas para su crecimiento y expansión, por medio de la optimización de su imagen corporativa, sus productos y sus servicios.

Visión

Convertirnos en una extensión del equipo de trabajo de nuestro cliente, una integración solida en los procesos que nos permita ser un motor de ejecución enfocado en el crecimiento.

Introducción

En este documento se pretende desarrollar el diseño de un método de reabastecimiento para la mejora de los procesos de planeación de requerimiento de materiales y control de inventarios en una empresa de la industria de rotulación (ALKEN). Con una primera etapa en la que se presenta la justificación de la problemática detectada en la organización, lo cual sustenta la importancia de desarrollar el presente proyecto. Desde este punto se plantean los objetivos que pretende el proyecto en sus etapas posteriores de: diagnóstico, diseño y validación.

En el diagnóstico se identifica la situación actual de los procesos definidos previamente, y los elementos que participan, como sus clientes, materiales y productos terminados. Además, se aplican herramientas para identificar las causas principales de la problemática. Con la información utilizada para su análisis se definen las oportunidades de mejora que serán la base de la etapa de diseño. Con los elementos identificados en el diagnóstico se desarrolla el método que mejorará los procesos involucrados en el proyecto. Aplicando técnicas como lluvias de ideas, calificación de criterios y grupo focal, se elabora un diseño para satisfacer las necesidades de las partes involucradas en el proyecto. Se desarrolla la planificación de requerimiento de materiales {MRP), aplicando metodologías colaborativas que mejoran la exactitud de la información, y posteriormente el control de inventarios. Finalmente, en la etapa de validación, se realiza una serie de actividades como una prueba piloto, evaluaciones y comparaciones con los procesos actuales de la empresa, con el fin de demostrar que las metodologías planteadas son aplicables y viables con la realidad de la empresa y más importante aún, que representa un beneficio para las partes interesadas, al cumplir así con los objetivos planteados en este documento.

Alcance

El proyecto se desarrolla en el área de bodega general, incluyendo el servicio brindado al cliente interno (Departamento de Producción). Debido a que esta bodega se encarga de la administración de los materiales que ingresan a la empresa y es la que provee a las áreas de producción. Por la variedad de los materiales utilizados en el proceso de producción, se realiza un ABC para centrar el estudio sobre los materiales (A), la clasificación se hace con la combinación de criterios de movimiento de materiales y el costo unitario de cada uno de ellos (Cantidad de unidades consumidas x costo unitario).

Definición del problema

La planeación de requerimientos y control de inventarios deficientes provocan faltantes de materiales para la elaboración de las órdenes de producción, generando la insatisfacción del cliente interno y una alta variación del costo total del producto.

Justificación del problema

Existe una problemática que se percibe en la empresa y preocupa de manera especial a la Gerencia, debido a que a pesar de tener claramente definido que los rótulos corporativos comprenden el mercado más importante de la empresa, y que estos se tratan de rótulos fabricados de manera frecuente, sus costos de operación unitarios muestran una variación importante en los últimos años. Esta condición tiene una implicación en el control de los procesos y en los márgenes de utilidad que la empresa proyecta de cada proyecto. Al profundizar en la investigación con la colaboración de la Gerencia de Producción y Compras, se determina que el principal efecto percibido es el desabastecimiento de materiales, que obliga  a la organización a intervenir con alternativas que afectan los costos finales de las órdenes, algunas de ellas son la sustitución de materiales por otros de mayor costo, fletes especiales para adelantar el arribo de los materiales, comprar a otro proveedor más caro para cumplir con la orden, trabajar tiempos extra una vez que ingresan los materiales para cumplir con la fecha de entrega, entre otros. Así mismo, se determina que no se cuenta con información precisa y oportuna para producir de manera efectiva, lo que en ocasiones genera problemas de calidad o bien atrasos en la fecha de entrega de las órdenes de producción.