MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIONES DE CARGOS

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Denominación del Cargo:

Administrador

Principales responsabilidades:

Supervisar y dar seguimiento a todas las actividades correspondientes al personal a su cargo.

Mantener actualizada toda la información fiscal de la empresa o Cumplir y hacer cumplir las políticas, nomas y procedimientos de la empresa.

Cumplir y dar seguimiento a todas las actividades fiscales y contables delegadas al contador de la empresa.

Dar seguimiento y apoyo a las actividades de almacén, sirviendo como contralor en el proceso de control de inventario.

Controlar y dar seguimiento a la cartera de cobro, en procura del cumplimiento de las políticas de crédito.

Controlar y dar seguimiento a la cartera de pago a los proveedores, en procura del cumplimiento de las políticas correspondientes.

Mantener estricta supervisión al mantenimiento de orden y limpieza a las instalaciones de la empresa.

Dar cumplimiento a los presupuestos autorizados por la gerencia general.

Controlar y dar seguimiento a las actividades del almacén de mayor.

Custodiar la documentación legal de la empresa.

Custodiar los expedientes y todo lo relativo a la administración del personal.

Principales actividades:

Calcular la nomina del personal y realizar actividades inherentes.

Realizar los trámites de ingreso y egreso del personal cumpliendo con todos los requisitos exigidos tanto por la Ley del Trabajo como por el I.V.S.S e INCE.

Establecer con el gerente general, una vez a la semana, los pagos según la proyección del flujo de caja a fin de cumplir con los proveedores y pagos de servicios.

Tramitar y organizar documentación relativa a solvencias: SSO, INCE,

CONAVI, MUNICIPAL, OCEI, a fin de mantener disponible la documentación exigida por organismos gubernamentales.

Realizar arqueo sorpresas a la caja chica a objeto de determinar su adecuado manejo, así como verificar los egresos y el monto en caja a la hora de realizar su reposición. Verificar que se cumpla la normativa correspondiente.

Tramitar los cheques correspondientes a la reposición de caja chica y solicitar la autorización al gerente general.

Realizar las notas de crédito, debito y devoluciones de facturas, en sistema.

Calcular y emitir por sistema retenciones para el pago a proveedores.

Ejecutar el presupuesto de gastos conforme a lo establecido en el presupuesto proyectado anual.

Determinar las desviaciones presupuestarias y realizar informe mensual acerca de sus causas.

Apoyar a la organización en la gestión de cobranzas. Trazando planes de acción conjuntamente con la Gerencia General.

Confeccionar anualmente con el gerente general el presupuesto de gastos.

Confeccionar anualmente con el gerente general el presupuesto de inversión.

Realizar mensualmente las conciliaciones bancarias, para lo cual debe emitir reporte del sistema y conciliar con estados de cuentas emitidos por ellos bancos.

Gestionar conjuntamente con el asistente de administración las compras de productos terminados con proveedores nacionales.

Realizar conjuntamente con los vendedores de las zonas, chequeos ocasionales a los depósitos de mercancía delegada instalados en los clientes estratégicos, a fin de cumplir con normas de control de inventario.

Realizar las cargas y descargas de inventarios requeridas.

Realizar inventarios periódicos al almacén del detal y almacén de mayor.

Realizar diariamente el cuadre de caja al departamento de ventas al detal.

Organizar los depósitos bancarios correspondientes a las ventas del día, a objeto de que el mensajero realice la gestión bancaria correspondiente.Registrar en sistema los depósitos en el modulo de banco y tesorería para su cuadre y cierre.

Realizar el cuadre de caja en sistema administrativo y realizar el cierre comercial del día a objeto de utilizar correctamente el sistema administrativo.

Supervisar el archivo de la facturación diaria a objeto de asegurar la custodia correcta del correlativo de la facturación,

Anular facturas de ventas en sistema.

Emitir mensualmente los libros de compra y venta a objeto de dar información al contador para la declaración y pago del IVA.

Emitir las retenciones cuando se generan los pagos a los proveedores.

Determinar conjuntamente con el Encargado del Detal las cantidades a reponer en el stock de inventario, a objeto de canalizar las órdenes de compra a proveedores con el asistente administrativo

Dar mantenimiento a la base de dalos de todos los productos referente a los precios, descripción y códigos, objeto de mantener una base de datos actualizada para el uso eficiente de la empresa.

Mantener actualizados, conjuntamente con los Vendedores, los expedientes de los clientes.

Calcular y distribuir las comisiones y pagos por asignación de vehículos así como posibles viáticos, para la fuerza de ventas.

Tramitar ante el Gerente General las solicitudes de crédito para los clientes.

Apoyar la gestión del detal en cuanto a las estadísticas y recolección de información que sirva de base para medir la evolución de su desempeño.

Coordinar el trabajo diario del mensajero.

Perfil para el cargo: