Caso La empresa Novell Pharmaceutical de Venezuela, C.A

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1.4. Misión

Posicionar a Novell Pharmaceutical De Venezuela, C.A. como líder en suministro de los segmentos hospitalarios seleccionados en el mercado venezolano, fundamentado en la garantía de calidad de los productos, eficiencia y eficacia en el servicio y atención al cliente.

1.5. Visión

Su visión fundamental es convertirse en la más segura opción de suministros de salud hospitalaria en Venezuela.

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1.6. Estructura Organizacional

A continuación se muestra el organigrama de la empresa. Esta es una representación gráfica de la estructura de la empresa y que a su vez esquematiza las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor dentro de la organización. La empresa posee una estructura organizacional mixta, ya que se presenta una organización horizontal puesto que las jerarquías están distribuidas de izquierda a derecha, pero también se presentan una organización vertical ya que de igual forma se presentan jerarquías en forma de piramidal. (Ver figura N°1)[pic 1]

[pic 2]

[pic 3]

Figura N°1: Organigrama General de la empresa Novell Pharmaceutical de Venezuela, C.A

Fuente: Novell Pharmaceutical de Venezuela, C.A, Mérida.

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Dentro de esta estructura se contemplan (1) Presidencia y (5) gerencias; la Gerencia General, la Gerencia de Finanzas, la Gerencia de ventas, dentro de la cual se rigen El Jefe de ventas y los Vendedores, la Gerencia de Administración, quien a su vez la conforma el Regente y la Gerencia Contable, donde existen 3 contadores y el (la) Pasante desempeña sus respectivas labores.

Para la elaboración de este informe de pasantías, se hace necesario ahondar en la Gerencia Contable, ya que este es quien funge como principal supervisor del departamento de contabilidad, (departamento en el cual se realizaron las pasantías), y de las compras nacionales, su función principal es ser quien vele por el correcto funcionamiento de los controles preestablecidos para el proceso de registro de transacciones y de compras a nivel nacional.

1.7. Estructura del Departamento de Contabilidad.

Como se explicó en el punto anterior, el departamento de contabilidad se encuentra bajo el mando de la gerencia de administración. Este departamento está representado por la gerente de contabilidad, adicionalmente se decidió abrir y darle forma a la figura del pasante. Su función principal es realizar la conciliación bancaria, controla los Libros Auxiliares de Compra, Venta e Impuesto al Valor Agregado., controla el libro auxiliar de banco, elabora informes.

Fuente: Elaboración propia

A continuación se presenta el organigrama del departamento de contabilidad, donde se llevaran a cabo las pasantías durante 12 semanas. El mismo está estructurado de forma vertical. (Ver figura Nº 2)[pic 4]

Figura N°2: Organigrama del departamento de contabilidad de Novel Pharmaceutical de venezuela, C.A. Fuente: Departamento de Contabilidad

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1.3.- Diagnóstico

1.3.1.- Descripción y Análisis de la Situación Actual

Actualmente la empresa NOVELL PHARMACEUTICAL DE VENEZUELA,C.A. MÉRIDA, no cuenta con una Gerencia Contable bien establecida, por esta razón se ve en la necesidad de contratar los servicios externos de otra contadora, la cual se encarga de llevar el control y registro contable de la empresa. La empresa maneja y registra toda la parte administrativa a través del Sistema Administrativo Profit Plus, el cual se encarga de llevar un control y orden de todas las operaciones realizadas.

Mediante el uso de algunas técnicas de recolección de información, se detectó que han existido discrepancias en los Libros de Compra, Venta e Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.), y el registro interno que lleva el sistema computarizado de la empresa, lo que ha ocasionado que los resultados sean pocos confiables y no brinden seguridad para la organización.

En consecuencia NOVELL PHARMAEUTICA DE VENEZUELA, C.A., se ve en la necesidad de crear unos Libros Auxiliares de Compra, Venta e Impuesto al Valor Agregado, para llevar un registro y control interno de las operaciones realizadas por la empresa a fin de tener un respaldo de toda la información manejada.

Los Libros Auxiliares de Compra, Venta e Impuesto al Valor Agregado, son elaborados a través del programa Microsoft Excel y archivados en una carpeta denominada “Compras y Ventas 2017”, a la cual se puede acceder por medio de un Sistema de Red interno llamado “Pública”.

1.3.2.- Análisis del Diagnóstico del Problema

La recolección de información realizada a la unidad a investigar, se llevó a cabo mediante distintas técnicas. En primer lugar, se realizó la búsqueda de información en los archivos de la Gerencia contable, lo cual permitió conocer los procedimientos que se realizan en esta área. Mediante la observación directa y la entrevista del personal se

comprobó que algunos procedimientos no se están llevando a cabo de la manera en la cual están documentados. La ausencia de flujogramas en estos procedimientos no permite comprender con facilidad los procesos que se ejecutan en la gerencia investigada.

De igual forma, se observó que hay procesos que no se encuentran documentados en procedimientos de operación estándar y que existen formatos que no se adaptan a las exigencias del personal que los maneja en lo que se refiere a registro y control de información, por lo cual se ocasionan algunos inconvenientes al momento de su uso.

En lo que se refiere a los registros y archivos contables, se puede decir que se registran en el Sistema Administrativo Profit Plus, y se archivan en una carpeta con el nombre del mes en que están siendo registrados. Cabe destacar que al momento que la contadora se lleva esta carpeta, la empresa pierde parte del respaldo de las transferencias y cheques realizados, lo que podría ocasionar