Caso - Limpieza de un restaurante.

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- Otra alternativa para solucionar los problemas de comunicación entre los equipos es realizar intervenciones orientadas a la formación de equipos y relaciones intergrupales.

- Siendo Bronze un restaurante que es una industria operativa donde cada recurso es clave para su eficiencia es importante promover el trabajo colaborativo, y para apoyar el trabajo en equipo se pueden hacer intervenciones de Administración de Recursos Humanos, relacionadas a Capacitación y Desarrollo, orientados a:

- Para que cada recurso conozca el trabajo de los colegas y en caso de ser necesario pueda apoyar o suplantar a otro recurso en caso de ausencia.

- También es importante realizar capacitaciones orientadas a desarrollar el liderazgo en todos los niveles del restaurante, principalmente en la parte administrativa la cual es la encargada de orquestar las operaciones del restaurante.

- ELECCIÓN DE LA SOLUCIÓN

Tomando en consideración el problema central identificado Ausencia de roles y responsabilidades (prioridades) claros que se evidencia en la carencia de organización del tiempo de Carlos, y la falta de planeación y priorización de sus tareas consideramos que la ejecución de intervenciones de procesos humanos es necesaria, y que la misma debe incluir al menos:

- Una consultoría de procesos que permita la definición de los procesos de todas las áreas del Restaurante, análisis de la carga de trabajo, identificar cuellos de botella y ayudar a promover la operación eficiente del restaurante. De esta forma se podrían identificar posibles soluciones a la situación de necesidades paralelas que son asignadas al mismo recurso, ya sea ajustando la hora de entrada o reasignando tareas a otros recursos del restaurante.

- Realizar sesiones intergrupales y de formación de equipos para promover la comunicación efectiva y el trabajo colaborativo. Estas sesiones permitirán la comunicación entre los grados de mando como la administración y los departamentos más operativos como la cocina.

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- PREGUNTAS DEL CASO

- ¿Qué sugiere que haga Eduardo ahora?

Hay una carencia latente de comunicación y procesos que está generando confusión en las tareas de muchos colaboradores. Los dos empleados más afectados son Carlos y Eduardo ya que las instrucciones de Karina son vagan evidenciando una falta de liderazgo.

Le sugerimos a Eduardo que dentro de su administración como jefe debe ser ejemplo a seguir y en momentos de alta demanda deberá remangarse las mangas y tomar acciones. Entre las acciones que podemos destacar es que mientras Carlos está limpiando la cocina o limpiando los estacionamientos, él puede adelantar ordenando las mesas o como también solicitar ayuda de parte de las cajeras, y meseras.

Eduardo junto a Karina o un tercero (consultor) también debería realizar una análisis de la carga de trabajo para evaluar si Carlos tiene más responsabilidades de las que puede manejar ya que son responsabilidades paralelas, y considerar la posibilidad de necesitar otro recurso nuevo o reasignar estas funciones a otro colaborador que se encuentre disponible en ese periodo de tiempo.

- ¿Qué piensan acerca de la capacidad organizacional de Karina?

Entre las características que podemos observar en Karina como gerente del restaurante de hamburguesas Bronze, encontramos que carece de comunicación, capacidad de liderazgo para organizar mejor el tiempo de Carlos; y parece que solo se limita a resolver los problemas cuando se presentan, posee un liderazgo reactivo.

No tiene visión para anticipar alguna contingencia que se pueda presentar. Esta carencia de preparación y mala administración, junto con la falta de capacidad de resolver problemas pone en una mala posición a Carlos y a otros recursos de la empresa ya que se ven en situaciones donde no pueden cumplir eficientemente con sus tareas.

- Si fuera usted Carlos ¿Cuál sería su reacción?

La reacción de Carlos es la esperada, al verse en situaciones donde se le exigen varias tareas simultáneas, se ve forzado a reafirmar las prioridades con sus jefes inmediatos. La falta de establecimiento de reglamentos y normas crea la confusión que le afecta en su trabajo de forma que se retrasan las actividades.

Esta es la reacción que se puede esperar de un colaborador que tiene varios jefes que no suelen estar de acuerdo entre sí con respecto a las prioridades de las tareas que se deben completar. Nuestra reacción sería similar a la de Carlos, esclarecer con los superiores el orden de prioridad de los deberes, y preparar un programa de manera que podamos responder al momento de ser necesario explicar el mismo y cumplir con cada tarea.

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- Si fuese Karina ¿Cómo organizaría el trabajo de Carlos y sus relaciones con sus jefes?

Para organizar eficientemente el trabajo de Carlos, lo primero sería establecer las prioridades de las tareas, y luego asignar cuanto tiempo se le debe programar a las mismas. Dependiendo de esto se calcula si es necesario adelantar la hora de entrada de Carlos para que pueda cumplir con el programa estipulado, o si una sola persona no puede, eficazmente, lograr en el tiempo requerido la tarea y es necesaria una asistencia momentánea para lograrlo.

De ser necesario, sugeriríamos que se le brindara asistencia, ya sea por parte de las meseras para organizar las mesas o del asistente de cocina para ayudar en la limpieza de la cocina; para disminuir el tiempo que le toma ejecutar las tareas, esto en momentos de alta carga de trabajo cuando Carlos necesite avanzar más de un trabajo a la vez.

Por otro lado para gestionar las relaciones con los jefes sería importante realizar una primera reunión con todos los responsables de cada área y así definir prioridades de cada tarea, tiempo para cada una y que recursos lo ejecutaran y así promover la eficiencia operativa del restaurante Bronze.