La gestión administrativa: Caso de estudio

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Proceso

Importancia

Dificultades

Soluciones

Transferencia del bono

Es de gran beneficio para cubrir los gastos que se realizan en la institución

Si no se está solvente con las liquidaciones, y algunas observaciones detectadas en auditoría, o por falta de firmas

Llevar al día los documentos, bien ordenados y estar legalizado el Organismo

Libro de banco

Se lleva un buen control de los cheques emitidos en la cuenta de varias transferencias de presupuesto, como paquetes escolares o proyectos

Perdida de documentos, facturas, recibos, estados de cuenta, chequera; que respalden la cuenta

Mantener la documentación bien guardada y ordenada

Libro de ingresos y gastos

Este libro sirve para registrar la entrada y salida de dinero separadas por transferencia

El no registrar un gasto y extraviar documentos de respaldo

Mantener un archivo seguro para cada rubro

Libro auxiliar de caja chica

Se registran las entradas y salidas de gastos mínimos que no se pueden cubrir con cheques y se hace en efectivo y no puede superar los $57.14

Emitir cheques que sobrepasen del monto estipulado por la normativa Paso a Paso

Mantener actualizado el libro y los fondos disponibles

Proceso

Importancia

Dificultades

Soluciones

Informe mensual de banco

La conciliación bancaria es un documento que refleja el detalle de entradas y salidas de gastos mensuales, de gastos de emisión de chequeras, etc.

Por extravío de informes que no lleguen a la institución

Solicitar un historial de la cuenta del banco

Documentación de gastos

Actualizar el PEA, presupuesto, plan de compras, cotizaciones, orden de compra, acta de recepción, facturas, recibo

Que los documentos de respaldo no estén actualizados y que se hace una compra aplicar el Art. 40 de la LACAP si pasa del monto requerido

Actualizar la documentación con todo el organismo.

Tomar en cuenta los procedimientos de la LACAP

Liquidación

Dar fe del desarrollo de actividades financieras por un período de un año

El área financiera absorbe el tiempo para cubrir otras áreas

Contar con una programación de actividades

Manejo de fondos propios

Sirve para cubrir los gastos que no se pueden solventar con los fondos de presupuesto

Los fondos son insuficientes para cubrir toda la demanda de gastos

Gestionar donaciones con otras instituciones

Carnicero Duque Y Gairín Sallán (2004:61) presenta un esquema de cómo el inventario es un instrumento de toma de decisiones.

Reflexión.

- ¿Qué diferencia se encuentra entre un inventario para control administrativo y un inventario para toma de decisiones?

- El inventario para control administrativo, es un registro documental de los bienes y los recursos no gastables, por ejemplo: escritorios, pupitres, pizarras, etc., equipos de proyección, computadoras, entre otros; recursos bibliográficos y que son herramientas apropiadas para el aprendizaje del estudiantado.

- El inventario para toma de decisiones: La diferencia es que el primero es para llevar un control administrativo para dar fiel cumplimiento a la normativa Paso a Paso y el segundo se enmarca más para tomar decisiones acertadas como:

- Controlar: El aprovechamiento de los recursos

- Debatir y reflexionar: Colectivamente entre el organismo

- Conocer: El grado y tipo de utilidad de los recursos

- Estudiar: En qué momento serán utilizados los recursos y en qué área

- ¿Cómo realiza el proceso de inventario en la escuela?

Se realiza a través de un esquema de diagrama de flujo como el siguiente

operación, traslado, inspección, demora, archivo, operación e inspección, con actividades descriptivas Paso a Paso.[pic 1][pic 2][pic 3][pic 4][pic 5]

- ¿Qué importancia se le da?

Para llevar una buena administración y control de todo proceso que se realiza en la institución y para facilitar el trabajo.

- ¿Cómo se puede hacer el inventario dinámico y participativo?

Reunir equipos de trabajo, donde cada uno verifique las condiciones de cada bien. También para ahorrar tiempo en la actualización del inventario.

Realizar una feria para verificar el estado de los bienes y materiales

Caso III.

La escuela “El Papaturro”

- ¿Qué aspectos cotidianos de la vida escolar observa en el caso?

- Los docentes entrevistan a padres de familia

- Los docentes solicitaban documentos reglamentarios para matrícula a los alumnos y alumnas que su representante

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