INSTRUCTIVO DESEMBOLSO DE CAJA CHICA PROVISIONAL

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PROCEDIMIENTOS

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PROCEDIMIENTO

Nombre del Proceso: Manejo de Fondos de Caja Chica

Unidad Ejecutora: Departamento Financiero

Fecha de actualización: Octubre 2014

INICIA:

Con la solicitud aprobado por SGA para desembolso por caja chica

TERMINA:

Con la recepción del cheque de reposición del fondo de caja chica

PASO

RESPONSABLE

OPERACIONES

1

Director (a) Financiero

Revisa y autoriza desembolso de caja chica.

2

Encargado(a) Fondo de Caja Chica

Si el monto del gasto se puede determinar con exactitud, prepara Desembolso de Caja Chica en original; describiendo el concepto del gasto y el valor del mismo a nombre de la persona solicitante. Si no conoce el monto exacto del gasto, prepara Vale Provisional de Caja Chica por el monto que está entregando.

6

Encargado(a) de Fondo de Caja Chica

Si se trata de un Recibo Provisional, entrega el efectivo al beneficiario, quien firma como Recibido, incluyendo su número de cédula y firma como entregado por.

4

Encargado(a) de Fondo de Caja Chica

Cuando el beneficiario le entrega el comprobante o factura por el monto exacto gastado, y devuelto el efectivo no utilizado, prepara Desembolso de Caja Chica definitivo; le anexa el comprobante que justifica el gasto, hace firmar al beneficiario y destruye el Vale Provisional en presencia del mismo.

5

Encargado(a) del Fondo de Caja Chica

Cuando el monto en efectivo se ha agotado en un 60%, prepara Relación de Gastos de Caja Chica; en original y copia, por el período que comprenden los gastos efectuados; firma la relación como Preparado por:

6

Encargado(a) del Fondo de Caja Chica

Revisa la relación, los recibos de desembolso emitidos con sus justificaciones; realiza suma aritmética de la relación y prepara el cuadre con el efectivo en caja.

7

Director(a) Financiero

Revisa la Relación de Gastos; firma como autorizado y lo envía al Contador para fines de solicitud de registro. Envía comunicación a la Secretaría General Administrativa de reposición de cheque.

8

Secretario(a) Gral. Administrativo(a)

Revisa y autoriza el cheque de reposición de fondos

9

Contador (Cuentas por Pagar)

Recibe Relación de Gastos de Caja Chica autorizadas por el Director Financiero, y solicitud autorizado por el Secretario (a) Gral. Administrativo (a) de reposición de cheque, codifica cada desembolso.

10

Director (a) Financiero

Revisa y autoriza a realizar la solicitud de cheque;

11

Secretaria del Departamento de Finanzas

Realizar solicitud de cheque y lo envía a Contraloría.

12

Contraloría

Recibe y revisa la documentación y reenvía para Financiero

13

Tesorería

Emite el cheque y envía para Director (a) Financiero

14

Director(a) Financiero

Firma el cheque y envía para Secretaría Gral. Administrativa,

15

Secretario(a) General Administrativo(a)

Recibe cheque, verifica la documentación soporte, lo firma y devuelve al Director(a) Financiero.

16

Secretaria de Financiero

Recibe cheque firmado, hace una relación de control de cheques y remite para Tesorería.

17

Tesorería

Desglosa el cheque, entregando el original al encargado/a del fondo de la Caja Chica, copia en el cronológico, remite la otra copia con la documentación soporte, al Contador (División de Contabilidad).

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Descripción

Departamento Planificación y Desarrollo Institucional (PDI)

Sustitución de procedimiento de manejo de caja chicas del manual de procedimiento de revisión 2010

Almacenado

Archivado

Departamento Planificación y Desarrollo Institucional (PDI)

Original en físico Manual de procedimientos, Copia en digital

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Ficha de Proceso

Proceso: Manejo de Fondos de Caja Chica

Responsable: Departamento Financiero