Manual de Organización de compras

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OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

1.- Mantener actualizados los catálogos de proveedores donde se especifique la información general de los mismos.

2. Revisar los procedimientos a realizar en los manuales de compras.

3. Formular la planeación de las compras a realizar en cada periodo teniendo en cuenta las necesidades de cada departamento de la empresa.

4. Trabajar coordinadamente con todos los departamentos de la empresa.

5. Llevar a cabo las respectivas requisiciones para las solicitudes de los artículos para los departamentos de la empresa.

6. Hacer diversas cotizaciones con proveedores que se encuentren registrados para encontrar los productos en las mejores condiciones y al mejor precio.

7. Revisar la mercancía solicitada para corroborar que cumplan con los requerimientos establecidos y que lleguen en el momento oportuno.

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POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

Las políticas que el departamento necesita para poder llevar a cabo una compra, son:

- Antes de llevar a cabo una compra, se debe realizar un cuestionario de certificación de proveedores y un check list.

- Por ser distribuidores las especificaciones del producto tienen que ser aprobadas por control de calidad, si el producto no es aprobado no puede salir de la planta.

- Los datos que obligatoriamente el proveedor tiene que brindarnos para hacer el proceso de compra, son los siguientes:

- RFC del apoderado legal.

- Acta constitutiva.

- Comprobante de domicilio fiscal.

- Alta de hacienda.

Y en caso de ser precursores químicos:

- Licencia de funcionamiento.

- Poder notarial.

- INE del apoderado legal.

Una vez cubiertos estos requisitos puede llevarse a cabo el proceso de compra, en caso de que llegara a faltar alguno de estos requisitos, se cancela el proceso.

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CARACTERÍSTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

- Asegurar que productos, equipos y servicios estén disponibles en cantidades adecuadas para cada departamento de la empresa para efectuar sus operaciones al menor costo para generar grandes oportunidades en el mercado.

- El comprador debe conocer el mercado, las transacciones a realizar, las tendencias y cambios, evoluciones en la producción, etc., para que con esto pueda planificar, pronosticar, organizar y controlar la gestión a su cargo.

- Se debe tener la responsabilidad adecuada al no dejarse influenciar por los proveedores buscando favoritismos.

- Se deben buscar las estrategias adecuadas para el cumplimiento de los objetivos establecidos en la empresa y su departamento.

- Es necesaria la correcta relación con los demás departamentos de la empresa para operar las actividades de una manera óptima.

- Todo el trabajo que se realiza en el departamento debe estar regulado con base a las políticas ya esclarecidas por la dirección general.

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

- Aprovisionamiento de materiales necesarios para las operaciones diarias de la empresa.

- Evaluación de los precios que pagan a los proveedores por los artículos que se están comprando para la maximización de ganancias.

- Cumplimiento de las políticas establecidas en la empresa.

- Planeación del almacenamiento de mercancías.

- Evaluación de las adquisiciones,

- Conocimiento de la frecuencia de consumo para mantener stocks mínimos y máximos.

- Evitar desperdicios.

- Mantener una buena y estrecha relación con los proveedores.

- Establecer alianzas estratégicas.

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CAPITULO III

(Planeación de compras)

CATÁLOGO DE PRODUCTOS

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Formato de Requisición de Compra

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MEMORÁNDUM

Para: Todos los departamentos de la empresa

De: Dpto. Compras

Asunto: Junta Informativa

Por medio del presente se le comunica que el departamento a su cargo deberá asistir a la junta informativa sobre la organización y procedimiento de compras que deberá implementar la empresa durante los próximos meses.

Éste se llevará a cabo del 27 de marzo del año en curso a las 9:00 am en la sala de capacitación de la empresa, el cual es obligatorio para todo el personal.

Es necesario que haga conciencia en los empleados a su cargo de la importancia que tiene el que asistan puntualmente a esta