ADMINISTRACION EN EL SISTEMA DE LA ORGANIZACION

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(3) Informes: Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el usuario puede obtener uno o más registros y/o información de tipo estadístico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de búsqueda y selección definidos.

Los restantes elementos de un sistema de información son:

(4) Procesos: Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo a una lógica predefinida, obtienen información de la base de datos y generan nuevos registros de información. Los procesos sólo son controlados por el usuario (de ahí que aparezca en línea de puntos).

(5) Usuario: Identifica a todas las personas que interactúan con el sistema, esto incluye desde el máximo nivel ejecutivo que recibe los informes de estadísticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de recolectar e ingresar la información al sistema.

(6) Procedimientos Administrativos: Corresponde al conjunto de reglas y políticas de la organización, que rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema. Particularmente, debieran asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia un usuario tenga acceso directo a la Base de Datos.

Clasificación de los sistemas

Para clasificar a los sistemas es importante conocer su funcionamiento y campo de acción y estos se clasifican según:

- Su grado de interacción con los otros sistemas: cerrado o abierto.

- Su composición material y objetiva si son abstractos o concretos.

- Su Capacidad de respuesta: pasiva, activa o reactiva.

- Su Movilidad interna: estática, dinámica, homeostática y probabilísticos.

- Su Predeterminación en su funcionamiento: determinísticos y dependientes.

- Su Grado de dependencia: independiente o interdependiente.

Cada una de estas características se puede encontrar en los sistemas tomando en cuenta que ningún sistema puede ser totalmente abierto o cerrado. Se concluye que por más completo que sea el sistema, siempre formará parte de otro sistema aún más grande.

Analogía entre los elementos de un sistema de información manual y un sistema de información computarizado

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Convergencia Tecnológica en la Gestión de Información

En esta perspectiva holista, en lugar de varios sistemas de información existe un sistema integral de información: la empresa, cuyo diseño, estructura, funcionamiento, etc., se ve condicionado por factores del entorno externo, del entorno organizacional o interno y del entorno de la información.

Dentro del entorno externo, factores como el mercado, las regulaciones, la política, etc., afectan el desarrollo de cualquier SI; en cuanto al entorno interno, factores como la cultura corporativa, las políticas, los modelos administrativos, la tecnología, etc., inciden en el diseño de los SI; y desde el punto de vista del entorno de la información, aspectos como los modelos de información, las tecnologías de la información (TI), las clases y tipos de información, los usuarios y sus necesidades, son algunos de los factores determinantes para el funcionamiento de los SI.

[pic 7]

Modelo Holístico de Información

La formación de este nuevo enfoque de los sistemas de información, en el cual debería existir una especia de centro neurálgico responsable por las diferentes operaciones de la información, conlleva implícitamente:

• Contar con sistemas de información interna que consideren los datos más significativos para la planeación de la información (esfuerzo de la organización).

• Integrar sistemas de información con el sector en el que se encuentra la organización y sobre el mercado al que atienden (esfuerzo entre organizaciones).

• Integrar sistemas de información socioeconómica que permitan tomar decisiones

(esfuerzo gobierno - organizaciones)

• Desarrollar sistemas de información sobre tendencias científicas, tecnológicas, socioculturales, educacionales, etc. (oportunidades de mercado)

De igual forma, siguiendo el proceso de transformación de la información en las organizaciones, es posible relacionar el concepto de GIO con los diferentes tipos de sistemas de información (estratégico, táctico y operativo). En efecto, durante el desarrollo de las actividades administrativas de las organizaciones, se produce una gran variedad de entidades de información (desde datos, pasando por los registros de información y los documentos, hasta repositorios con grandes volúmenes de información en estado inerte), las cuales al interactuar, producen conjuntos de información que representan o reflejan las diferentes actividades resultantes de la gestión administrativa, y que se pueden agrupar en tres (modelo top-down):

• La información como coproducto: la cual se ubica en los niveles más altos de la

gestión (alta gerencia).

• La información como subproducto: que se encuentra en los niveles intermedios

(gerencia media) de la organización.

• La información como producto auxiliar: que se ubica en los niveles operativos de la administración.

Estas categorías de información se relacionan con los sistemas de información estratégico, táctico y operativo, pero a su vez, producen un efecto de engrosamiento de los contenidos de la información, y un ciclo de producción - reproducción de información dentro de cada una de las unidades administrativas que componen la arquitectura de la empresa, haciendo más pesada la circulación de información dentro de los canales institucionales y dificultando el flujo de la misma.

Para que una organización pueda mejorar en los diferentes aspectos relacionados con la gestión de información empresarial debe comenzar por realizar un diagnóstico de las tecnologías de información disponibles, la forma como están tecnologías interactúan con los diferentes procesos organizacionales, el tipo de información y el soporte resultante del desarrollo de dichos procesos, así como una evaluación de la calidad