Procedimiendo mejora continua.

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Resultados de Auditoria Internas

Resultado de Evaluación de Proveedores

Comportamiento de los Indicadores de Gestión

Seguimiento de Acciones Correctivas y Preventivas

Para identificar esta información como una No Conformidad se debe tener en cuenta lo siguiente:

Afecte la calidad del producto o servicio

Perjudique la relación con el cliente

Afecte el cumplimiento de la Normas ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007

Se repita más de dos veces

Potencial: cuando se prevé la ocurrencia de una no conformidad y se trabaja para evitar su ocurrencia.

Descripción de no conformidad potencial para SST:

- Analizar fuentes de información para identificar No Conformidades Potenciales / Casi accidentes que influyen con el Cliente, empleados, servicio o Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo y sus procesos, la cual se informa al Líder del Proceso.

- Determinar por parte del Dir. Hseq y/o Líder del proceso la conveniencia, implementar una Acción Preventiva para eliminar la No Conformidad Potencial.

- Producto solicitado no conforme a la referencia o necesidad requerida.

4.2. ANÁLISIS DE LAS NO CONFORMIDADES

Durante el desarrollo de esta actividad, lo que se pretende es proceder a registrar las No Conformidades Potenciales o Reales de acuerdo a lo establecido en el numeral 5.1., del presente Procedimiento, en el Formato de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora MM-F-02, diligenciando la fecha de registro, origen de la No Conformidad y su descripción, solo para auditorías internas las demás tendrán correcciones inmediatas.

4.3. IDENTIFICACIÓN DE LAS CAUSAS

Determinar las causas y acciones que determinan el levantamiento de la No Conformidad o plan de acción. Las causas y acciones se pueden determinar utilizando herramientas estadísticas como la Lluvia de Ideas y el Diagrama Causa-Efecto (orientado por el Método de las 5M Mano de Obra, Maquinaria, Materiales, Método, Medio Ambiente, Pareto, Método de los ¿Porque?) y cualquier otra herramienta que permita determinar causas. El ejercicio realizado, de acuerdo a la herramienta empleada debe ser registrado en el Formato de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora MM-F-02, las acciones que sean aprobadas deben ser suficientes para eliminar todas las causas detectadas o el Plan de acción registrándolo en el formato GG-F-04

4.4. IMPLEMENTACIÓN DE LAS ACCIONES A TOMAR

Durante el desarrollo de esta actividad, se procede a ejecutar las actividades descritas de acuerdo a los parámetros de desarrollo estimados en el Formato de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora MM-F-02. O plan de acción GG-04. Es de aclarar que para el desarrollo de esta actividad se debe tener claridad respecto a los recursos necesarios para llevar a cabo las acciones planteadas, así como los responsables designados para el cierre de los hallazgos encontrados.

IMPLEMENTACION DE LAS ACCCIONES TOMADAS EN SST

Ejecutar la Acción Correctiva según lo definido en el Formato de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora MM-F-02.o plan de acción. Efectuar seguimiento a la acción tomada por parte del Gerente o Director HSEQ para verificar el cumplimiento de la Acción Correctiva y preventiva a su vez realizar un monitoreo o seguimiento para evaluar si esta fue eficaz cuando alcanza el resultado deseado y se elimina la No Conformidad.

Si la Acción Correctiva fue eficaz se estandarizan cambios. Si no lo fue, se toma otra acción propuesta.

Normalizar los cambios permanentes resultantes de la Acción Correctiva - Preventiva implementados eficazmente. El Director HSEQ actualiza los documentos involucrados en su proceso.

Efectuar seguimiento a la acción tomada por parte del Gerente o Director HSEQ para verificar el cumplimiento de la Acción Correctiva y preventiva a su vez realizar un monitoreo o seguimiento para evaluar si esta fue eficaz (cuando alcanza el resultado deseado y se elimina la No Conformidad). El resultado del seguimiento o monitoreo

4.5. EVALUACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN

Para el desarrollo de esta actividad se debe evaluar respecto a si la acción tomada fue eficaz o no, para lo cual el Director HSEQ o en su momento el Auditor Interno, deberá realizar el seguimiento de la No Conformidad, teniendo en cuenta el estado de las acciones tomadas a finalizar el período de tiempo establecido. Con base en la información obtenida se debe diligenciar las observaciones o recomendaciones necesarias. Es de aclarar que en el evento en el cual la No Conformidad persiste se debe volver al paso de Identificación de Causas.

4.6. SOCIALIZACIÓN DEL CIERRE DE LAS NC DETECTADAS A LAS PARTES INTERESADAS

Una vez se haya realizado la evaluación y cierre de las Acciones Correctivas, Preventivas y/o de Mejora, es responsabilidad del Director HSEQ comunicar al responsable del proceso donde se generó la no conformidad las acciones tomadas para el cierre de las mismas.

4.7. Análisis de Datos

Anualmente en el Informe Mejora Continua, el Director HSEQ, presenta a la gerencia información precisa sobre la identificación y tratamiento de las Acciones Correctivas, Preventivas y el Servicio No Conforme, así como el análisis de datos fruto de los resultados de los indicadores de gestión de cada proceso, los resultados de las encuestas de satisfacción de clientes y oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas. La descripción de este análisis de datos se da de acuerdo al siguiente cuadro:

Actividad Descripción Responsable Documento

Soporte Registro

Recuperación de datos Se recopilan los datos provenientes del desempeño de los procesos. Responsable de cada proceso Registros del S. G. C. y/o

S. SST Informe de Indicadores

Análisis de datos e informe Los datos recopilados son analizados, para determinar